Fietsmaatjes richt zich op medewerkers die voornamelijk met de auto naar het werk reizen. Maar ook de medewerkers die op dit moment al op de fiets naar het werk komen, worden niet vergeten. Zij kunnen collega’s, die nu tenminste gemiddeld 3 keer per week met de auto naar het werk rijden, vragen om samen aan de fietsactie deel te nemen. Buddy’s krijgen per collega € 1,- voor elke dag dat hij/zij naar het werk fietst, deelnemers krijgen een beloning van € 0,35 per gefietste kilometer. Hoe vaker er naar het werk wordt gefietst, hoe hoger de beloning voor zowel de deelnemers als de buddy’s.

Een buddy, die nu al met de fiets naar het werk komt, meldt zichzelf en zijn collega’s (‘deelnemers’) aan om samen mee te doen aan Fietsmaatjes. Een buddy kan maximaal 4 deelnemers aan zijn team toevoegen (minimum is 1 deelnemer).

Ja, als buddy, maar niet als deelnemer.

Voor deelnemers geldt dat zij:

• minimaal 5 kilometer van het werk wonen;
• vóór de coronapandemie (voorjaar 2020) en/of tijdens de coronapandemie minimaal 3 dagen per week (gemiddeld) met de auto naar het werk rijden;
• bereid zijn tijdens de eerste 3 maanden van Fietsmaatjes minimaal gemiddeld de helft van de werkdagen met de fiets naar het werk te komen.

De buddy moet vóór de coronapandemie (voorjaar 2020) en/of tijdens de coronapandemie gemiddeld minimaal 3 dagen per week naar het werk fietsen.

Nee. Een automobilist kan alleen samen met een fietsende collega aan de fietsactie deelnemen. Als de automobilist niet zelf door een fietsende collega wordt benaderd, kan hij/zij zelf op zoek gaan naar een fietser om zich samen aan te melden. De buddy moet eerst zichzelf aanmelden. Vervolgens kan de buddy een collega-automobilist als deelnemer aanmelden.

Nee, de fietsactie is uitsluitend bedoeld voor medewerkers die in dienst zijn van een bedrijf dat zich voor de actie heeft aangemeld.

Als de medewerker destijds als deelnemer meedeed, dan mag deze persoon niet opnieuw meedoen als deelnemer. Fietst deze medewerker nu gemiddeld 3 keer per week naar het werk, dan mag deze medewerker wel meedoen als buddy.

Zowel buddy’s als deelnemers mogen uitsluitend in 1 team deelnemen.

Alleen als een bedrijf zich voor Fietsmaatjes 2022 heeft aangemeld, kunnen de medewerkers die bij dit bedrijf werken aan deze actie deelnemen. Als werkgever moet u uw organisatie voor Fietsmaatjes aanmelden op de websites van Twente Mobiel of Regio Zwolle Mobiel. Bij de aanmelding geeft u een contactpersoon door voor Fietsmaatjes. Deze persoon keurt de aanmeldingen van medewerkers goed op basis van de geldende criteria (zie hieronder).

De aanmeldperiode is verlopen. Voor alle deelnemers start de actieperiode op maandag 28 februari 2022.

• U meldt uw organisatie aan voor de fietsactie en gaat akkoord met de voorwaarden (zie hiervoor).
• U ontvangt vervolgens een bevestiging met een tekst over de fietsactie die u kunt gebruiken voor de interne communicatie met uw medewerkers.
• In de tekst staat een link naar een digitale aanmeldpagina, waarop medewerkers zich kunnen aanmelden.
• Een medewerker die nu minimaal gemiddeld 3x per week naar het werk fietst, kan zich op de aanmeldpagina aanmelden als buddy. Hij/zij zoekt maximaal 4 collega’s (potentiële deelnemers) waarmee hij/zij samen aan de fietsactie wil deelnemen. Deze collega’s moeten voldoen aan de hierboven genoemde voorwaarden en mogen daarnaast niet eerder aan de vorige actie van Fietsmaatjes als deelnemer hebben meegedaan.
• Als de buddy en één of meer deelnemers zich hebben aangemeld, ontvangt u automatisch een e-mail met het verzoek de gegevens te controleren en goed- of af te keuren.
• Dit zijn de criteria om de aanmelding te toetsen:
• In dienst: zijn alle aanmelders bij u in dienst?
• Vervoermiddel: fietst de buddy nu tenminste gemiddeld 3x per week naar het werk en rijdt de potentiële deelnemer nu tenminste gemiddeld 3x per week met de auto naar het werk?
• Postcode: is de ingevulde postcode van het huisadres van de deelnemer juist?

Als u de buddy afkeurt, keurt u automatisch ook de potentiële deelnemer(s) af. Als een deelnemer onjuiste gegevens heeft ingevuld, dan kan de deelnemer alsnog van de fietsactie worden uitgesloten.

• Als u een aanmelding heeft goedgekeurd, ontvangt de buddy automatisch per mail een link waarmee de buddy de Fietsmaatjes App app kan downloaden en installeren. Deelnemers krijgen een soortgelijke e-mail met het verzoek hun account te activeren en de Fietsmaatjes App te downloaden en installeren.
• Vervolgens fietst de deelnemer met de gedownloade fietsapp geregistreerd naar het werk. De buddy hoeft dit niet, maar mag zijn eigen ritten wel met de app registreren. Voor alle deelnemers start de actieperiode op maandag 28 februari 2022.
• Twente Mobiel en Regio Zwolle Mobiel controleren vooraf en tijdens de fietsactie steekproefsgewijs (al dan niet in samenwerking met u) of alles rechtmatig verloopt. Bij fraude wordt de hele financiële beloning niet toegekend; ook niet aan de buddy. Eventuele fraude melden wij bij u.
• Als deelnemers in de eerste 3 maanden minimaal gemiddeld de helft van hun woon-werkritten hebben gefietst, ontvangen ze aan het einde van de actieperiode een uitnodiging om een digitale enquête in te vullen. Als deze is ingevuld, wordt de opgebouwde beloning uitgekeerd. De buddy ontvangt ook een vragenlijst en dient deze in te vullen om de beloning te ontvangen.
• De betaling van de opgebouwde beloning vindt in augustus 2022 plaats.

• Voor elke deelnemer (nu automobilist) wordt na aanmelding een persoonlijke maximum beloning berekend, die hij/zij gedurende de eerste 3 maanden van de in totaal 5 maanden durende actieperiode kan verdienen door naar het werk te fietsen (€0,35 per fietskilometer).
• Een deelnemer moet in de eerste 3 maanden van de actieperiode minimaal gemiddeld de helft van zijn/haar werkdagen geregistreerd naar het werk fietsen om voor de beloning in aanmerking te komen. Voor de registratie van de fietsritten gebruikt de deelnemer de app Fietsmaatjes. Deze app houdt onder andere het aantal geregistreerde fietsritten, verbrandde calorieën en opgebouwde beloning bij.
• In de 4e en 5e maand blijven de medewerkers de app gebruiken, maar wordt er geen beloning meer opgebouwd.
• De financiële beloning voor de buddy (nu fietser) is gerelateerd aan het aantal keren dat zijn/haar collega(‘s) in de actieperiode naar het werk is gefietst. Hoe vaker de deelnemer fietst, hoe hoger de uiteindelijke beloning voor de deelnemer én voor de buddy. De buddy kan de fietsprestaties van zijn deelnemers op de app volgen en hen digitaal aanmoedigen om zo vaak mogelijk te fietsen.

De financiële beloning voor de deelnemer is afhankelijk van:

• de woon-werkafstand enkele reis (minimaal 5 km)
• het aantal dagen dat de deelnemer geregistreerd heeft gefietst
• het (gemiddeld) aantal werkdagen per week

Er is een vaste beloning van €0,35 per fietskilometer (per dag vermenigvuldigd met de vaste woon-werk afstand enkele reis). De woon-werk afstand enkele reis wordt bepaald aan de hand van de postcodes van de woon- en werklocatie in Google Maps. Hiervoor wordt de reismethode “fiets” gebruikt. U vindt deze routeplanner op https://maps.google.nl

Vervolgens wordt voor iedere deelnemer aan het begin van Fietsmaatjes de maximale persoonlijke beloning bepaald met onderstaande formule:

((gemiddeld) aantal werkdagen per week; maximaal 5) * maximaal aantal te registreren fietsdagen) * woon-werk afstand in kilometers, enkele reis * vaste beloning van € 0,35 per fietskilometer.

De buddy spaart automatisch voor een vaste beloning van € 1,- voor iedere dag dat de collega-automobilist (deelnemer) heeft gefietst; ongeacht de woon-werkafstand of het aantal werkdagen van de deelnemer. Als de buddy met 4 deelnemers aan de fietsactie deelneemt, kan hij/zij maximaal € 4,- per dag aan beloning opbouwen.

Ongeveer de helft van het geld voor de fietsactie betaalt het Rijk. Die eist dat we ons met name richten op de automobilist omdat het doel is dat het minder druk wordt op de Overijsselse wegen. We vinden echter dat de huidige fietser ook voor zijn/haar goede gedrag mag worden beloond. Vandaar dat we dit duo-concept hebben bedacht.

Het is overigens nog maar de vraag of de buddy minder geld krijgt dan de deelnemer. Buddy’s hebben immers gedeeltelijk zelf in de hand hoe hoog de beloning wordt. Buddy’s mogen maximaal 4 collega-automobilisten aanmelden en kunnen zo tot € 4,- per dag sparen.

Normaal betaal je over dit soort beloningen extra inkomstenbelasting. Met de Belastingdienst is overeen gekomen dat de financiële beloning die wordt opgebouwd binnen de fietsactie niet als loon in natura wordt beschouwd en daarom hoef je hierover geen inkomstenbelasting te betalen.

Met de fietsactie kan geld worden verdiend. Op diverse manieren proberen we onjuiste deelname te voorkomen. Zo vragen we bedrijven de aanmeldingen te checken, melden medewerkers zich samen aan en contoleren we fietsritten.

Als blijkt dat een fietsrit op een frauduleuze manier is geregistreerd of een deelnemer blijkt geen automobilist te zijn geweest, vervalt het recht op de financiële beloning. Dat geldt voor de gehele opgebouwde beloning. De deelnemer wordt van verdere deelname uitgesloten. Ook de buddy verliest de opgebouwde beloning voor de betreffende deelnemer. We brengen de deelnemer en de buddy hiervan op de hoogte. Bovendien lichten we u als werkgever in over het frauduleuze gedrag.

De opgebouwde beloning wordt in augustus 2022 naar het IBAN nummer overgemaakt dat men bij aanmelding heeft opgegeven. Dit geldt alléén als de betreffende deelnemer in de eerste 3 maanden minimaal gemiddeld de helft van het aantal dagen van zijn/haar werkweek geregistreerd naar het werk is gefietst.

De Fietsmaatjes app is een gratis app, waarmee de fietsritten voor het woon-werk verkeer automatisch worden geregistreerd. Het gaat om de registratie van:

• Datum, begin- en eindtijd van elke geregistreerde rit
• Begin- en eindpunt van elke geregistreerde rit
• Route van elke geregistreerde rit
• Gemiddelde snelheid, zodat we kunnen zien dat er is gefietst
• Stand van zaken van de beloning
• Aantal dagen dat men nog maximaal kan fietsen en verdienen
• Aantal calorieën dat met het fietsen is verbrand

Alleen geregistreerde ritten tellen mee voor de actie. Vlak voordat de deelnemer naar het werk fietst, zet hij/zij de app aan (“Start met fietsen”). Op het werk aangekomen, kan de deelnemer de app weer uitzetten. Meestal gaat dat automatisch. Door de app uit te zetten, verbruikt de telefoon minder stroom (batterij is minder snel leeg) en worden verplaatsingen van deelnemers niet meer geregistreerd.

Op de app kan de buddy de fietsprestaties van zijn teamleden volgen. Ook kan de buddy zijn teamleden via de chatfunctie aanmoedigen om zo vaak mogelijk te fietsen. De buddy hoeft de app niet te gebruiken om zijn eigen fietsritten te registreren, maar dit mag wel.

Zij moeten een smartphone hebben met Android 4.1 of een iPhone 3G met iOS 5.x of hoger.  Uitgerust met Wifi en GPS voor het bepalen van de data en een mobiele dataverbinding.
De app kan worden gedownload in de Google Play Store of de Apple App Store. Downloaden is gratis. De fietsapp werkt helaas niet op een BlackBerry of Windows phone.

Wanneer u de aanmelding van de buddy heeft goedgekeurd, ontvang de medewerker een mail met een link waarmee een account kan worden aangemaakt. Hiermee kan hij/zij inloggen op de Fietsmaatjes app. Het e-mailadres is de gebruikersnaam. Het wachtwoord kan hij/zij zelf instellen.

Bij aanmelding gaan potentiële buddy’s en deelnemers nadrukkelijk akkoord met de voorwaarden Fietsmaatjes.

Aanmeldingen van potentiële buddy’s en deelnemers worden automatisch ter goedkeuring naar de contactpersoon binnen uw organisatie gestuurd. Deze persoon controleert de ingevulde gegevens. Indien deze juist zijn, keurt de contactpersoon de aanmelding goed.

Tijdens de actie worden de woon-werkritten op basis van GPS-signaal geregistreerd. Bij de eindbestemming stopt de registratie automatisch. De app registreert dus niet gedurende de dag waar men zich bevindt.

Twente Mobiel en Regio Zwolle Mobiel verzamelen persoons- en gebruiksgegevens alleen voor de registratie van de gefietste ritten van de deelnemers, de steekproefsgewijze controle hiervan en de opbouw en betaling van de beloning. De wachtwoorden worden via internet versleuteld verzonden via een beveiligde https-verbinding en versleuteld opgeslagen op een beveiligde server van het bedrijf SST Software die de app heeft gemaakt. De provincie Overijssel heeft een Verwerkersovereenkomst met SST Software afgesloten.

Provincie Overijssel wil graag weten wat het effect is van deelname aan Fietsmaatjes op fietsgedrag. Daarom is het voor buddy’s en deelnemers verplicht om aan het eind van Fietsmaatjes digitaal een vragenlijst in te vullen. Het e-mailadres dat bij aanmelding wordt gevraagd, wordt uitsluitend gebruikt om de vragenlijst te kunnen versturen. De antwoorden op de enquêtevragen worden niet aan persoonsgegevens, zoals e-mailadressen, gekoppeld en zijn niet naar individuele deelnemers te herleiden.

Provincie Overijssel stelt de persoonsgegevens niet beschikbaar aan derden, behoudens:

• indien Provincie Overijssel hiertoe wettelijk wordt verplicht;
• indien dit noodzakelijk is om de rechten van de gebruiker of de rechten van Provincie Overijssel te beschermen;
• indien hiervoor voorafgaande toestemming is ontvangen van de deelnemer.

De app plaatst géén zogeheten ’tracking cookies’ die het digitale gedrag van deelnemers bijhouden.

• Op timensofie.nl/fietsmaatjes.
• In de nieuwsbrief van Twente Mobiel (aanmelden via twentemobiel.nl) en Slimme en Regio Zwolle Mobiel (aanmelden via www.regiozwollemobiel.nl)
• Op social media van Twente Mobiel (Twitter), Regio Zwolle Mobiel (Twitter) en Tim reist (Twitter en Facebook)

Stuur jouw vraag naar fietsmaatjes@overijssel.nl óf bel de helpdesk op het nummer 06 – 13 56 48 49 (op werkdagen bereikbaar tussen 09.00 – 11.00 uur).