VolkerWessels Telecom – Hoe werden zij de Thuiswerkgever van het Jaar van Tim en Sofie?

De Zo Werkt Het Award was een groot succes, maar het begon allemaal met de Thuiswerkgever van het Jaar van Tim en Sofie. De winnaar van deze eerste editie is  VolkerWessels Telecom, een bedrijf met een bijzondere aanpak die we graag met u delen.

Marc Redegeld, HR Directeur en Welmoed van Dijken, adviseur Interne Communicatie van VolkerWessels Telecom spreken we natuurlijk via de digitale manier, want zij werken allebei al vanaf het begin van COVID-19 voornamelijk thuis. Toch komt de prijs van Tim & Sofie voor Thuiswerkgever van het Jaar als een verrassing.

Marwill van Zon – Managementassistente locatie ’t Harde heeft het bedrijf genomineerd:

‘Ik heb VolkerWessels Telecom genomineerd omdat er niet alleen aandacht wordt gegeven aan de praktische zaken, maar ook aan het welzijn van de medewerkers. Vanaf dag 1 werden wij door middel van een vlog iedere dag op de hoogte gehouden door de directie. Er werd gelijk actie ondernomen om het thuiswerken zo makkelijk mogelijk te maken, we kregen bijvoorbeeld de mogelijkheid om schermen en bureaustoelen vanaf het kantoor mee naar huis te nemen. Als je dit niet zelf met de auto kon vervoeren, werd het bezorgd door een van onze bussen. Helemaal nu de lockdown blijft aanhouden, helpt het enorm dat onze kantoren niet volledig zijn gesloten. We werken waar mogelijk thuis, maar als je echt even behoefte hebt aan een dagje op kantoor, dan is dit in overleg met je leidinggevende mogelijk.’

Marc neemt de titel digitaal in ontvangst: ‘Het verrast ons enorm. We zijn ons eerlijk gezegd helemaal niet bewust dat we zulke bijzondere dingen doen. Dus op het moment dat je dan genomineerd bent voor Thuiswerkgever van het Jaar en de titel ook nog wint, is dat echt een compliment!’

Voorbereiden op de lockdown

Voordat de eerste lockdown op 16 maart 2020 werd aangekondigd, was VolkerWessels Telecom al bezig met deze ongekende situatie. Marc legt uit: ‘De vrijdag voordat de eerste lockdown officieel werd, wisten we al dat er iets bijzonders ging gebeuren. Dat weekend hielden we een call met alle directeuren om ons voor te bereiden op wat er op ons afkwam en wat ons te doen stond. Ook organiseerden we een beleidsteam waar verschillende afdelingen in zaten. Juist in de breedte met elkaar verbinden zoals digital, kwaliteit en veiligheid, communicatie, etc. zorgt ervoor dat aan alle punten gedacht wordt. Tot eind 2020 hebben we dagelijks om 17:00 uur een beleidscall gehad, en dit doen we nu nog steeds twee keer per week. Zo houden we zicht op wat er speelt. Zijn er besmettingen? Andere updates? Hebben we iets aan te passen? Daaropvolgend is er iedere ochtend om 7:30 uur een vergadering tussen alle operationele directeuren van het bedrijf. Dankzij deze korte lijnen kunnen we snel en adequaat handelen. Ook ontstond direct een taskforce 1,5 meter met daarin vertegenwoordigers van alle locaties, die iedere 6 weken bij elkaar komt om te bespreken wat er speelt en wat er nodig is.’

Bereiken en bereikbaarheid

Communicatie is een belangrijk middel voor VolkerWessels Telecom hoe om te gaan met deze nieuwe situatie. Allerlei middelen en kanalen zijn ingezet. Tussen verschillende lagen binnen de organisatie, maar ook van de directeur persoonlijk naar de 1.600 medewerkers.

Welmoed licht toe: ‘Wat vorig jaar gebeurde, kwam voor iedereen als een verrassing. Een wereldwijde pandemie, wanneer gaat dat nou gebeuren? Maar het gebeurde wel. Dat was voor ons helemaal een interessante uitdaging, omdat we mensen binnen én buiten aan het werk hebben. Hierdoor hebben we er dus echt bewust voor gekozen om alle communicatiemiddelen open te zetten. Zodat onze mensen ons op alle mogelijke manieren konden bereiken.’

Verbinding en betrokkenheid

‘Daarnaast hebben we veel gewerkt met korte vlogs vanuit directie.’ vervolgt Welmoed. ‘We dachten: We proberen het gewoon, we zien wel. Maar het sloeg echt aan! Het is ook geruststellend om iedere dag een moment van aandacht te krijgen, waarin wordt besproken  hoe het met het bedrijf gaat en welke vragen er leven. De keuzes die gemaakt zijn en waar men hulp kan vragen. Dit geeft onze organisatie een gezicht dat iedere dag weer laat zien dat we betrokken zijn. Met hele korte lijnen: als je vandaag een vraag stelt, krijg je uiterlijk morgen een antwoord.’

Verantwoordelijkheid en flexibiliteit

Een andere sleutel is het geven van eigen verantwoordelijkheid en flexibiliteit. Aan zowel leidinggevenden als medewerkers. Marc: ‘Wij hebben de verantwoordelijkheid helemaal overgelaten aan het bedrijf. We hebben gezegd: Thuiswerken is de stelregel, maar bepaal het ook met elkaar als team. Daarbij is het goede voorbeeld geven natuurlijk essentieel. Ik werk zelf ook voornamelijk thuis en dat gaat prima.

Thuiswerken zien wij als maatwerk. Iedere medewerker en ook iedere leidinggevende krijgt bij ons de ruimte om dit zelf zo goed mogelijk in te richten. Om het samen met het team op te pakken. Wat heb je nodig om zo goed mogelijk te kunnen werken, was steeds de vraag. Praktisch, zoals de werkplek thuis inrichten en de RIVM-maatregelen naleven. Maar ook op sociaal vlak. Dit vraagt ook om een nieuwe stijl van leidinggeven, iets wat wij in ons leiderschapsprogramma hebben opgenomen. Ik denk dat juist de flexibiliteit plus de verantwoordelijkheid geven – en vragen – uniek is.

Je moet je daarbij voorstellen dat wij een aannemersbedrijf zijn, een type bedrijf dat tot in de haarvaten vindt dat er op kantoor gewerkt moet worden. En het grappige is dat we allemaal gemerkt hebben dat er ook gewoon thuis gewerkt kán worden!’

‘Wij zien toekomst in hybride werken’     

Hoe kijkt VolkerWessels Telecom naar de toekomst op het gebied van thuiswerken, wanneer we weer vrij kunnen bewegen? Gaan ze allemaal dan weer massaal terug naar kantoor, of is thuiswerken een blijvertje? Marc en Welmoed zien allebei de toekomst in het zogenoemd hybride werken. Marc zit in een interne werkgroep die over dit vraagstuk gaat.

Marc: ‘In het begin zagen we dat veel medewerkers het ideaal vonden om thuis te werken, maar daar inmiddels ook wel van teruggekomen zijn. We weten inmiddels gewoon dat alleen thuiswerken voor niemand goed is. Dus ik zie wel dat we naar een hybride variant toe willen. Waarin diezelfde flexibiliteit en verantwoordelijkheid bij de medewerker mag liggen. In ieder geval voor de meeste functies. Maar hoe precies? Ja, dat is nog wel een uitdaging.

De IT en beveiliging moet je ontzettend goed op orde hebben natuurlijk. Maar, wat volgt er daarna allemaal? Hoe laat je bijvoorbeeld je teams structureel goed op afstand samenwerken? Hoe ontwikkel je het team op deze nieuwe manier van werken? Zeker in onze branche denk ik dat dat een heel interessant punt wordt, waar we samen het antwoord op moeten vinden.

Daarnaast zijn we met de praktische invulling bezig. Moet er een thuisvergoeding komen of niet? Ga je van een leasebudget naar een mobiliteitsbudget? Al dat soort vraagstukken liggen nu klaar om opgelost te worden.

Waar het uiteindelijk op neer komt, is dat het allemaal maatwerk is. Hierdoor moet je goed communiceren met elkaar. In gesprek blijven. Dat is de enige manier om het toekomstbestendig te maken.’

Tips van VolkerWessels Telecom voor andere werkgevers

1. Zorg dat de ICT helemaal op orde is. Als dit niet goed geregeld is, loop je later in het proces vast. Dit is het fundament van thuiswerken.
2. Geef flexibiliteit en verantwoordelijkheid aan je medewerkers. Probeer het niet rigide vast te leggen. Thuiswerken is maatwerk. Op individueel niveau, maar ook per team en afdeling is het verschillend. Laat men zelf organiseren wat het beste werkt, dan krijg je het beste resultaat. Daarbij is vertrouwen de basis.
3. Blijf bij elkaar betrokken. Dat vraagt om een andere manier als je elkaar minder ziet. Benut daarbij ook de kansen van digitale communicatie op grote schaal.

Wilt u hulp bij het organiseren van thuiswerken of hybride werken? Neem dan vrijblijvend contact op met onze adviseurs.