Vergoedingen en fiscale regels in 2023

Dat betekent dat een vaste vergoeding worden verstrekt alsof op 214 dagen wordt gereisd, als op tenminste 128 dagen in het kalenderjaar naar de vaste werkplek wordt gereisd.

Als de werkgever met de medewerker heeft afgesproken om bijvoorbeeld 2 dagen structureel thuis te werken en 3 dagen naar de vaste werkplek te reizen, dan kan een onbelaste gecombineerde reis- en thuiswerkvergoeding worden verstrekt van 60% voor het reizen.

Het voordeel van vaste reiskostenvergoeding is dat deze bij tijdelijke afwezigheid op kantoor, door bijvoorbeeld ziekte, kan worden doorbetaald.

Pas als de medewerker langer dan 6 weken afwezig is op kantoor, stopt de vaste vergoeding. De betaling van de vaste vergoeding kan worden hervat vanaf de eerste dag van de maand volgend op die waarin de medewerker hersteld is.

Voor de reiskostenvergoeding in 2022 voldoet de medewerker in fulltime-dienst aan de voorwaarde om de 128-dagenregeling toe te passen als hij/zij ten minste 76 dagen van het kalenderjaar (3/5 van 128 dagen) naar de vaste werkplek reist.

In dat geval mag de werkgever de vergoeding berekenen alsof de medewerker op ten hoogste 129 dagen (3/5 van 214 dagen) van het kalenderjaar naar de vaste werkplek reist. De maximaal te ontvangen onbelaste vaste reiskostenvergoeding bedraagt bij een woon-werkafstand van 20 km dan afgerond € 90 per maand: (129 dagen x 20 kilometer x 2 x € 0,21) / 12 maanden.

Let op: als de werkgever met de medewerker geen afspraken maakt over een vast reis- en thuiswerkpatroon, dan kan de vergoeding alleen worden gebaseerd op de werkelijke reisdagen. Dit is aan de orde als de werkgever in het geheel geen afspraken met de medewerker maakt over vaste kantoor- en thuiswerkdagen.

Wist u dat u een subsidie kunt krijgen voor het inhuren van een externe adviseur? De adviseur stelt samen met u een thuiswerkplan op. In dit plan geeft u aan hoe u medewerkers structureel laat thuiswerken en spreid in het verkeer. Ook is er cofinanciering mogelijk voor duurzame mobiliteitsoplossingen zoals: e-bikes, deelmobiliteit, voorzieningen voor videoconferencing, fietsbeloningssystemen enz.

Voor de thuiswerkvergoeding geldt voorts dat als sprake is van het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een OV-chipkaart, een OV-abonnement, een auto of fiets van de zaak, de gerichte vrijstelling voor thuiswerkkosten alleen kan worden toegepast als op de betreffende thuiswerkdag geen gebruik is gemaakt van dit ‘vervoer vanwege de werkgever’ om hiermee naar de vaste werkplek te reizen.

Het achterliggende idee is dat als op kosten van de werkgever op een gemengde werkdag naar de vaste werkplek wordt gereisd voor die dag geen gericht vrijgestelde vergoeding voor thuiswerkkosten kan worden gegeven.

Het op een thuiswerkdag gebruiken van de auto van de zaak voor een privé rit staat een vergoeding van thuiswerkkosten niet in de weg.

Nog even dit.

Als een medewerker op één dag zowel deels thuiswerkt als naar de vaste werkplek reist, kan de werkgever óf de gerichte vrijstelling voor de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer óf de gerichte vrijstelling voor thuiswerken toepassen. Op een dergelijke ‘gemengde’ werkdag is samenloop van deze vrijstellingen dus niet toegestaan.

Dit geldt zowel voor een vergoeding die is gebaseerd op € 0,21 per woon-werkkilometer als voor het vergoeden van de werkelijke OV-kosten.

Heeft u vragen na het lezen van dit artikel? Voorkom vervelende verrassingen en laat u goed adviseren. Neem contact op met onze mobiliteitsmakelaars.