* Ontwikkel of gebruik een systeem waarin medewerkers aangeven wanneer ze op kantoor zijn. Hiermee voorkom je dat het te druk wordt. Bij kleinere bedrijven kan de planning eenvoudig in een Excel-bestand worden gemaakt. Als Excel niet voldoende is, dan zijn er diverse tools beschikbaar om  een werkplek te kunnen reserveren.

* Stuur op aanwezigheid per dag(deel). Door de dagen op kantoor zoveel mogelijk te spreiden, kan de capaciteit van kantoor-en parkeercapaciteit beter worden benut.

* Maak duidelijke afspraken over een minimaal en maximaal aanwezigheidspercentage op kantoor per functie.

* Stel een lijst op met middelen en voorzieningen waarin medewerkers kunnen worden gefaciliteerd.

* Zorg ervoor dat uw werknemers hun werk ook echt thuis kunnen doen. Dit betekent dat ze de apparatuur en spullen moeten hebben om thuis te kunnen werken, zoals een laptop, eventueel een tweede scherm, een headset, een bureau en bureaustoel en eventueel een printer. En stel eisen aan de internetsnelheid thuis. Werken uw werknemers volledig thuis? Stel voor om de spullen van hun werkplek thuis neer te zetten.

Praktijkvoorbeeld bedrijf P

Om op verantwoorde wijze vanuit huis te kunnen werken stelt bedrijf de volgende middelen ter beschikking:

• Lapttop met tas
• Een Arboproof laptopstandaard
• Toetsenbord en muis
• Toegang tot het netwerk bedrijf
• Doorschakeling van de telefoon

Alle faciliteiten die door bedrijf aan de werknemer worden gesteld, blijven eigendom van bedrijf. Indien de werknemers niet langer wil, kan of mag thuiswerken of bij uitdiensttreding van de werknemer, dienen alle ter beschikking gestelde zaken per omgaand te worden ingeleverd.

Praktijkvoorbeeld bedrijf Z

De werkgever geeft indien nodig middelen in bruikleen; bureaustoel, beeldschermverhoger, laptopsteun, voetensteun, toetsenbord, muis en (tweede) beeldscherm. De werknemer vraagt dit aan via een verzoek aan de leidinggevende. Bij goedkeuring worden deze middelen door Facility en/of ICT beschikbaar gesteld. Voor andere werkplekken/werklocaties afwijkend van de thuiswerkplek worden geen vergoedingen verstrekt. Een veiligheidskundige kan toezien op de adequate inrichting en uitvoering van de thuiswerkplek. Steekproefgewijs of op aanvraag kan controle plaatsvinden. Werknemer kan ten behoeve van de thuiswerkplek ergonomische hulpmiddelen aanvragen. Dit vergt een schriftelijk advies van de veiligheidskundige en goedkeuring door de leidinggevende.

Praktijkvoorbeeld bedrijf O
De inrichting van de thuiswerkplek valt onder de verantwoordelijkheid van de werkgever. De
inrichting van de thuiswerkplek moet aan de eisen van de Arbowetgeving voldoen. We zullen
hiervoor de juiste spullen verstrekken die in bruikleen worden gegeven middels een
bruikleenovereenkomst. De werknemer is verplicht om deze spullen te gebruiken bij de uitvoering
van het werk.

De werknemer krijgt van werkgever de volgende zaken in bruikleen:

– bureaustoel die voldoet aan de Arbo normen (indien gewenst);
– een (dubbel) beeldscherm (indient gewenst);
– toetsenbord
– muis
– laptop
– mobiele telefoon
– bureau die voldoet aan de Arbo normen (dit wordt niet standaard in de
bruikleenovereenkomst opgenomen*).

Werkgever en werknemer sluiten een bruikleenovereenkomst af waarin rechten en plichten staan
opgenomen van beide partijen onder welke condities de werknemer mag thuiswerken. In ieder geval
komt hierbij aan de orde:

– Omgaan met privacy gevoelige gegevens
– Bruikleen van apparatuur
– Beveiliging

* Je mag een thuiswerkvergoeding geven aan medewerkers die thuiswerken. Het Nibud heeft dit vastgesteld op 2 euro per dag.

* Via de werkkostenregeling (WKR) kun je, onder voorwaarden, onbelast de thuiswerkplek van je werknemer inrichten. Dit kan onbelast: – voor zogeheten gerichte vrijstelling zoals de arbovoorzieningen in de werkruimte thuis (zie voor de voorwaarden Handboek Loonheffingen hoofdstuk 20.1.9); – via de vrije ruimte in de WerkKostenRegeling. Dit is een percentage van je totale fiscale loonsom. Voor 2021 bedraagt de vrije ruimte 3,0% voor de eerste € 400.000 van de loonsom van alle medewerkers samen. Voor het bedrag boven € 400.000 geldt een percentage van 1,18%.

* Alternatief is dat de werkgever spullen in bruikleen geeft. Bij vertrek van een werknemer worden de spullen weer ingeleverd. Een ander alternatief is medewerkers via de Werkkostenregeling eenmalig € 500 geven voor het inrichten van de werkplek. De spullen komen geleidelijk in eigendom van de medewerker (bijv. vertrek binnen 1 jaar dan de vergoeding terugbetalen, na 3 jaar zijn de spullen in volledige eigendom).

* Voorkom dubbelingen in licenties per medewerker ingeval er twee werkplekken zijn (thuis en op kantoor).

Praktijkvoorbeeld bedrijf O
De vakbonden en werkgeversverenigingen zijn in gesprek over de voorwaarden voor en het
verzorgen van een thuiswerkplek. Dit wordt waarschijnlijk opgenomen in de nieuwe cao SGO.

De mogelijkheden voor het geven van een thuiswerkvergoeding worden daarbij meegenomen.
Werkgever volgt de cao hierin en verstrekt geen aparte (maandelijkse) thuiswerkvergoeding.

Door thuiswerken zal het aantal reisbewegingen van werknemers verminderen. De fiscale uitruil
woon- werkverkeer vindt namelijk alleen plaats op de dagen dat de werknemers op kantoor
aanwezig zijn. Voor de registratie van de reisbewegingen is het personeelsinformatiesysteem
optimaal administratief ingericht.

Praktijkvoorbeeld bedrijf K

De medewerker die in aanmerking komt voor structureel thuiswerken kan voorzieningen voor de thuiswerkplek aanvragen. De leidinggevende beoordeelt de aanvraag en bij goedkeuring zal de tegemoetkoming worden betaald.

• de aanschaf moet een verbetering van de thuiswerkplek opleveren (toetsenbord, muis, beeldscherm(verhoger), stoel, bureau, voetenbankje of headset)
• maximaal € 250,00 wordt vergoed
• van deze regeling kan eenmalig gebruik worden gemaakt.

De leidinggevende beoordeelt de aanvraag en bij goedkeuring zal de tegemoetkoming worden betaald. De medewerker schaft zelf een voorziening aan, waarmee hij/zij de werkplek thuis verbetert.

Praktijkvoorbeeld bedrijf L

De medewerker kan geen aanspraak maken op een financiële tegemoetkoming bij de inrichting van de thuiswerkplek, anders dan benoemd in de uitvoeringsregeling. De medewerker kan geen aanspraak maken op een financiële tegemoetkoming ten aanzien van gemaakt onkosten, zoals elektriciteit, internet, etc., tenzij dit bij cao of arbeidsvoorwaardenregeling is overeengekomen. 

Overwerkvergoeding of onregelmatigheidstoeslag is niet van toepassing op thuiswerken, omdat de medewerker geacht wordt zijn werktijden thuis overdag binnen de normale werktijden in te de delen. De aan het vastgestelde werkrooster, welke is opgenomen in de thuiswerkovereenkomst, gekoppelde onkostenvergoedingen zoals een tegemoetkoming vergoeding woon-werkverkeer en functioneel autogebruik en andere roosterafhankelijke onkostenvergoedingen zullen pro rato worden aangepast.

Praktijkvoorbeeld bedrijf M

Over de inrichting van de thuiswerkplek staat in de wet dat de werkgever moet zorgen voor de minimale voorzieningen die nodig zijn thuis te kunnen werken. Als een medewerker hierover al beschikt, dan hoeft de werkgever daar niet meer voor te zorgen. 

Werkgever draagt hier zorg voor door de medewerker voorlichting te geven over de eisen waaraan de werkplek dient te voldoen en faciliteert de medewerker door middel van financiële tegemoetkoming in dit kader. De medewerker kan voor advies hierover, via zijn leidinggevende, een afspraak maken met de preventieadviseur. 

Deze zal de medewerker adviseren over thuiswerkfaciliteiten. De medewerker die gaat thuiswerken ondertekent een thuiswerkovereenkomst, waarin hij/zij te kennen geeft op de hoogte te zijn van de Arbo richtlijnen en deze toe te passen bij de inrichting van de thuiswerkplek.

Voorlichting is heel belangrijk, ook voor wat betreft het vastleggen van de afspraken rondom de thuiswerkplek. Deze afspraken dient de werkgever bij een controle door de arbeidsinspectie te kunnen overleggen. Er wordt dan ook voor gekozen om een thuiswerkovereenkomst op te bergen in het personeelsdossier van de medewerker.

Er zijn bedrijven die de thuiswerkplekken nu of in de toekomst zien als de structurele werkplek. Kantoor wordt daardoor meer de ontmoetingsplek.

We kennen al bedrijven die 20% van hun kantoor onderverhuren of op zoek zijn naar een nieuw kantoor.

* Denk aan meer kleinere overlegruimtes, meer individuele werkplekken, meer videocall werkplekken.

* Ontwikkel maatregelen waarmee mensen meer worden verleid om op woensdag en vrijdag op kantoor te zijn (bijv. MT vergadering, gratis lunch, kinderopvang, gratis parkeren)

* Informeer medewerkers over de risico’s van het gebruik van eigen software, zoals Dropbox en Wetransfer. Biedt eventueel alternatieven. En geef uitleg over hoe je passwordmanagers kunt inzetten.

Praktijkvoorbeeld bedrijf O

Omdat de werknemer thuis op een eigen internetverbinding zit is het erg belangrijk dat hij/zij ervoor
zorgt dat deze ten alle tijden veilig is (vertrouwd en met wachtwoord). Werkgever zal continu zorg
moeten blijven houden voor het aspect “Bewustwording Privacy” door middel van campagnes en
voorlichting. Tevens is het noodzakelijk om over dit onderwerp iets op te laten nemen in de
Bruikleenovereenkomst zodat afspraken en verplichtingen hierover juridisch vastliggen.

Werkgever en werknemer sluiten een bruikleenovereenkomst af waarin rechten en plichten staan
opgenomen van beide partijen onder welke condities de werknemer mag thuiswerken. In ieder geval
komt hierbij aan de orde:

– Omgaan met privacy gevoelige gegevens
– Bruikleen van apparatuur
– Beveiliging
Daarmee wordt de huidige bruikleenovereenkomst vervangen.

* Een goede inrichting van de thuiswerkplek conform de Arbowetgeving is belangrijk om gezondheidsklachten te voorkomen. Dagelijks brengen medewerkers ongeveer een derde van de dag door achter een bureau. Een verkeerde houding tijdens het werk kan dan bijvoorbeeld rug- en nekklachten veroorzaken. Het goed instellen en positioneren van de bureaustoel, bureau, beeldscherm, toetsenbord en muis zijn dan ook noodzakelijk. De checklists hieronder kunnen medewerkers helpen bij het instellen van een gezonde werkomgeving.

Praktijkvoorbeeld bedrijf P

Vanuit de Arbowetgeving worden strenge eisen gesteld aan de werkomstandigheden van de werknemer. Het is de verantwoordelijkheid van beide partijen dat goede afspraken worden gemaakt over de naleving van deze regels ingeval van thuiswerken. De werknemer wordt geïnformeerd over de Arboregels die gelden voor thuiswerken. De werknemers is verplicht om de Arboregels na te leven en de door het bedrijf ter beschikking gestelde zaken conform de richtlijnen te gebruiken. De werknemer die gaat thuiswerken, dient een formulier te ondertekenen, waarin het verklaart dat hij hier voortdurend zorg voor draagt. Als de werknemer niet de mogelijkheid heeft om conform de Arboregels te werken, dan is het voor hem niet mogelijk thuis te werken.

Bedrijf stelt de volgende minimale eisen aan de thuiswerkplek van een werknemer. Het is een ruimte waar ongestoord kan worden gewerkt (niet aan de keukentafel, geen spelende kinderen, wasmacine e.d.):

1. Er is voldoende dag- en/of kunstlicht in deze ruimte aanwezig
2. De werknemer beschikt over een bureau dat op de juiste hoogte is afgesteld en waarop de laptop op de juiste wijze kan worden gepositioneerd
3. De werknemer beschikt over een goede internetaansluiting
4. De werknemer is telefonisch bereikbaar
5. Snoeren dienen te zijn weggewerkt, zodat men niet hierover kan struikelen

De kosten die voortvloeien uit het optimaliseren van de thuiswerkplek komen volledig voor rekening van de werknemer. De werknemer moet toestaan dat bedrijf of een aangewezen Arbodeskundige de thuiswerkplek komt inspecteren.

* Een dag thuiswerken kan een blijvende uitdaging zijn – zeker als het gaat om productiviteit, motivatie, en gezondheid. Volgens de regels uit de Arbeidstijdenwet moet er – ook thuis – afwisseling bestaan tussen werken en pauzeren. Hieronder hebben we een aantal tips op een rijtje gezet om het thuiswerken goed vol te houden.

Tips voor een dag thuiswerken

* Zorg voor een veilige en gezonde werkplek, waar medewerkers geen klachten kunnen oplopen. Dat staat in de Arbeidsomstandighedenwet. Dit kan direct gecheckt worden op het moment dat de werkplek thuis wordt ingericht of op afstand. Vraag werknemers om bijvoorbeeld een foto te maken van hun thuiswerkplek. Controleer die samen op de arbovereisten of leg die voor aan een arbodeskundige. Voldoet de werkplek niet? Help dan uw werknemer om de werkplek aan te passen.

Praktijkvoorbeeld bedrijf Z

De leidinggevende bespreekt proactief/periodiek de mogelijke mentale en fysieke invloed van TPOW-omstandigheden met de medewerker. Zonodig leidt dit tot aanpassingen in de TPOW-uitvoering. De werknemer kan ook op eigen initiatief een preventiegesprek met de bedrijfsarts aanvragen om de fysieke en psychosociale arbeidsomstandigheden/thuissituatie te bespreken, het gesprek blijft vertrouwelijk.

Praktijkvoorbeeld bedrijf O

Werkgevers moeten zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Zo staat in het
Arbeidsomstandighedenbesluit dat de werkplek in de eigen woning moet worden ingericht volgens
ergonomische beginselen. De risico’s die aan werken vanuit huis zijn verbonden moeten worden
geïnventariseerd en geëvalueerd via een Risico Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E). Een RI&E is een
wettelijk verplichte inventarisatie van de gevaren voor de veiligheid, de gezondheid en het welzijn
van werknemers met als doel deze zoveel mogelijk te minimaliseren. Bij een RI&E moet specifiek
aandacht zijn voor thuiswerken.

• Er moet een plan van aanpak zijn hoe deze risico’s kunnen worden beheerst of voorkomen.
  Werknemers moeten daarover aantoonbaar worden geïnstrueerd.
• De arbeid moet binnen de kaders van de Arbeidstijdenwet worden georganiseerd. Werkgevers moeten herhaaldelijk nagaan of werknemers zich aan de gegeven instructies en afspraken houden en de juiste arbeidsmiddelen gebruiken.

Er rust niet alleen een Arbo-verplichting bij de werkgever maar ook bij de werknemer. De werknemer
heeft een verantwoordelijkheid om te zorgen voor een veilig en gezonde werkomgeving. De
belangrijkste verplichtingen voor werknemers zijn:

• Werknemers moeten zich aan de gegeven instructies en gemaakte afspraken houden en de juiste
  arbeidsmiddelen gebruiken.
• Werknemers moeten hun werkgever in de gelegenheid stellen dit te controleren.
• Eventuele gevaren voor de veiligheid en gezondheid moeten zo vroeg mogelijk en zo nodig
  herhaaldelijk worden gemeld aan de werkgever.