Veelgestelde vragen over Fietsmaatjes 2017

• De fietsactie richt zich op medewerkers die met de auto naar het werk reizen. Maar ook de medewerkers die op dit moment fietsend naar het werk komen, worden niet vergeten. Zij kunnen collega-automobilisten, die tot dan toe tenminste gemiddeld 3x/week met de auto naar het werk rijden, vragen om samen aan de fietsactie deel te nemen. Alle deelnemers moeten dan wel tenminste gemiddeld 3 keer per week naar het werk fietsen.
• Elke deelnemer (automobilist) krijgt een persoonlijke maximum beloning toegewezen die hij/zij in de actieperiode bij elkaar kan fietsen. Twente Mobiel berekent aan het begin van de fietsactie voor iedere deelnemer de persoonlijke maximum beloning. Dit is de beloning die een deelnemer in de actieperiode maximaal bij elkaar kan verdienen door naar het werk te fietsen.
• Een deelnemer moet in de actieperiode minimaal 20 dagen geregistreerd naar het werk fietsen om voor de beloning in aanmerking te komen. Voor de registratie van de fietsritten gebruikt de deelnemer een speciaal voor deze fietsactie ontwikkelde app. Deze app houdt automatisch het aantal geregistreerde fietsritten, persoonlijke maximum beloning, nog te fietsen dagen en opgebouwde beloning bij.
• Om voor de persoonlijke maximum beloning in aanmerking te komen, hoeft de deelnemer niet alle dagen binnen de actieperiode te fietsen. Het maximaal aantal te registreren fietsdagen is lager dan het aantal werkdagen in de hele actieperiode. Van de 130 werkdagen hoeft de deelnemer ‘maar’ 100 werkdagen (gebaseerd op 5 werkdagen/week) met de Fietsmaatjes app geregistreerd te fietsen om de persoonlijke maximum beloning te verdienen. In geval van verlof, ziekte of slecht weer hoeft de maximum beloning dus niet direct in gevaar te komen. Is er meer dan 30 dagen niet gefietst, dan gaat de persoonlijke maximum te verdienen beloning steeds verder omlaag per werkdag dat er niet wordt gefietst.
• De financiële beloning voor de buddy (huidige fietser) is gerelateerd aan het aantal keren dat zijn/haar collega(‘s) in de actieperiode van een half jaar naar het werk is gefietst.
• Er geldt een vaste beloning per gefietste dag. Dus hoe vaker de deelnemer fietst, hoe hoger de uiteindelijke beloning voor de deelnemer én voor de buddy is. De buddy kan de fietsprestaties van zijn deelnemers op de persoonlijke webpagina volgen en hen digitaal aanmoedigen.

• Alleen als een bedrijf zich voor de fietsactie Fietsmaatjes 2017 heeft aangemeld, kunnen de medewerkers die bij dit bedrijf werken aan deze actie deelnemen.
• Na aanmelding promoot het bedrijf actief de fietsactie bij de medewerkers.
• De contactpersoon van het bedrijf keurt de aanmeldingen van medewerkers (als buddy of deelnemer) goed of af.
• Het deelnemende bedrijf betaalt aan het einde van de fietsactie als eigen bijdrage €100 per deelnemende buddy.

• U meldt zich digitaal als werkgever aan voor de fietsactie en gaat akkoord met de voorwaarden (zie hiervoor). Bovendien geeft u aan wat dat bijdrage van uw bedrijf aan de fietsactie is.
• U ontvangt vervolgens een bevestiging met een tekst over de fietsactie bedoeld voor de communicatie met uw medewerkers.
• In de tekst staat een link naar een digitale aanmeldpagina waarop medewerkers zich kunnen aanmelden.
• Een medewerker die nu tenminste gemiddeld 3x per week naar het werk fietst kan zich op de aanmeldpagina aanmelden als buddy. Hij/zij zoekt tevoren een of meer collega-automobilisten (potentiële deelnemers) waarmee hij/zij samen aan de fietsactie wil deelnemen. Voorwaarde is wel dat die medewerker tenminste gemiddeld 3x per week met de auto naar het werk rijdt.
• Als de buddy en een of meer deelnemers zich hebben aangemeld, ontvangt u automatisch een mail met het verzoek de gegevens te controleren. Daarna keurt de aanmelding goed. Na een paar weken ontvangt u van Twente Mobiel een Excel-overzicht met aanmeldingen met de gegevens die de deelnemers hebben ingevuld. Criteria om aanmeldingen te toetsen:
  • in dienst: zijn alle aanmelders bij u in dienst
  • vervoermiddel: fietst de buddy nu tenminste gemiddeld 3x per week naar het werk en rijdt de potentiële deelnemer nu tenminste gemiddeld 3x per week met de auto naar het werk
  • postcode: is de ingevulde postcode van het huisadres van de deelnemer juist
• Als u de buddy afkeurt, keurt u automatisch de potentiële deelnemer(s) af. Als een deelnemer onjuiste gegevens heeft ingevuld, dan kan de deelnemer alsnog van de fietsactie worden uitgesloten.
• Zodra u een aanmelding heeft goedgekeurd, ontvangt de buddy automatisch per mail een link waarmee een account voor de persoonlijke buddywebsite kan worden aangemaakt. Daarna gaat de buddy automatisch naar de website. Op de website kunnen maximaal 4 automobilisten als deelnemer worden aangemeld en daarna kan de buddy de prestaties van ‘zijn’ team bijhouden, hen aanmoedigen en de eigen opgebouwde beloning bekijken.
• Vervolgens fietst de deelnemers met de gedownloade fietsapp geregistreerd naar het werk. Voor alle deelnemers start de actieperiode op dezelfde dag. Alle ritten die binnen de actieperiode van een half jaar (130 werkdagen) zijn geregistreerd tellen mee.
• Twente Mobiel controleert steekproefsgewijs (al dan niet in samenwerking met u) of alles rechtmatig verloopt. Bij fraude wordt de hele financiële beloning niet toegekend; ook niet aan de buddy.
• Als de deelnemers in de hele actieperiode minimaal 20 keer hebben gefietst in het woon-werkverkeer, ontvang ze aan het einde van de actieperiode de uitnodiging om (verplicht) een digitale enquête in te vullen.
• Is de actie succesvol afgerond, dan kun de deelnemers in de app aangeven waar de beloning naar moet worden overgemaakt. Ze kunnen kiezen uit een of meer Twentse goede doelen en/of je eigen rekening. Dat geldt ook voor de buddy. De betaling vindt eind 2017 plaats.

De financiële beloning voor de deelnemer is afhankelijk van:

• de woon-werkafstand enkele reis (minimaal 2 km)
• het aantal dagen dat de deelnemer geregistreerd heeft gefietst, minimaal 20
• het (gemiddeld) aantal werkdagen per week

Er is een vaste beloning per fietskilometer van €0,35

Twente Mobiel bepaalt de woon-werk afstand enkele reis van de deelnemer aan de hand van postcodes en Google Maps.

Twente Mobiel bepaalt aan het begin van de fietsactie voor iedere deelnemer de persoonlijke maximum beloning, volgens de formule:

((gemiddeld) aantal werkdagen per week, maximaal 5) * maximaal aantal te registreren fietsdagen) *
woon-werk afstand enkele reis in kilometers * vaste beloning per fietskilometer.

Om voor de persoonlijke maximum beloning in aanmerking te komen, hoeft de deelnemer niet alle werkdagen binnen de actieperiode te fietsen. Het maximaal aantal te registreren fietsdagen is lager dan het aantal werkdagen in de hele actieperiode. Van de 130 werkdagen (= 26 weken = half jaar) hoeft de deelnemer ‘maar’ 100 werkdagen (op basis van 5 werkdagen/week) te fietsen om de persoonlijke maximum beloning te ontvangen. Let wel: het gaat om geregistreerde ritten met de Fietsmaatjesapp. In heel de actieperiode kan de deelnemer in totaal 30 werkdagen op vakantie, ziek zijn of met de auto naar het werk te rijden, zonder dat de maximum beloning vermindert. Ieder dag dat de deelnemer na de buffer van 30 werkdagen niet fietst, gaat zijn/haar maximum beloning omlaag.

De deelnemer moet in de actieperiode minimaal 20 dagen hebben gefietst om aan het einde van de fietsactie een beloning te krijgen. Fietst de deelnemer niet het vereiste minimum aantal dagen, dan krijgt hij/zij geen beloning. Ook de buddy niet.

De buddy spaart automatisch ook voor een vaste beloning van €1 voor iedere dag dat de collega-automobilist (deelnemer) heeft gefietst; ongeacht de woon-werkafstand of het aantal werkdagen van de deelnemer. Als de buddy met 4 deelnemers aan de fietsactie deelneemt, kan hij/zij maximaal €4 per dag aan beloning opbouwen.

Aan het einde van de fietsactie kunnen deelnemers en buddy’s ieder voor zich aangeven hoe de beloning wordt uitgekeerd. Dat kan aan een van vijf Twentse goede doelen, aan zichzelf of aan een combinatie van beide.

De goede doelen van Fietsmaatjes 2017 zijn:

• Twentse Wens Ambulance
• Landschap Overijssel
• Stichting Manege het Roessingh
• Ieder kind doet mee
• Vereniging Paardrijden Gehandicapten Oost

Normaal betaal je over dit soort beloningen extra inkomstenbelasting. Fietsmaatjes 2017 is aangemeld voor het landelijk programma Beter Benutten. Hierdoor ziet de Belastingdienst de financiële beloning niet als loon in natura en hoef je hierover geen inkomstenbelasting te betalen.

Als blijkt dat een fietsrit op een frauduleuze manier is geregistreerd, vervalt het recht op de financiële beloning. Dat geldt voor de gehele opgebouwde beloning. De deelnemer wordt van verdere deelname uitgesloten. Ook de buddy verliest de opgebouwde beloning voor de betreffende deelnemer. We brengen de deelnemer en de buddy hiervan op de hoogte. Bovendien lichten we u als werkgever in over het frauduleuze gedrag.

Hiervoor wordt Google Maps met de reismethode “fiets” gebruikt. U vindt deze routeplanner op https://maps.google.nl

U heeft hiervoor 3 weken de tijd, geteld vanaf het moment dat u de aanmeldingsmail ontvangt. Na twee weken kunnen buddy’s en hun potentiële deelnemer(s) het digitale Aanmeldformulier samen invullen en daarna door u als werkgever laten goedkeuren. De aanmeldperiode voor medewerkers is ook 3 weken.

Het volgende:

• Aanmelden. U meldt zich als bedrijf aan voor de fietsactie.
• Publiciteit. U ontvangt van Twente Mobiel communicatiemiddelen voor de interne communicatie met uw medewerkers.
• Aanmeldingen. U keurt de aanmeldingen van buddy’s en deelnemers goed.
• Check. Na goedkeuring ontvangt van na een paar weken van Twente Mobiel een overzicht met de gegevens die buddy’s en deelnemers hebben ingevuld. U controleert de gegevens op juistheid. Daarna keurt u de betreffende aanmeldingen goed of af.
  Criteria om aanmeldingen te toetsen:
  1. Zijn de personen die zich aanmelden bij u in dienst?
  2. Fietst de potentiële buddy (huidige fietser) nu gemiddeld 3x per week naar het werk en rijdt de potentiële deelnemer (huidige automobilist) nu gemiddeld 3x per week met de auto naar het werk?
  3. Is de juiste postcode van het huisadres van de deelnemer ingevuld? Als u deze drie vragen met ‘ja’ kunt beantwoorden, keurt u de aanmelding goed.
• Eigen bijdrage. U betaalt aan het einde van de fietsactie per deelnemende buddy binnen uw bedrijf €100.

Als een bedrijf wil meedoen aan Fietsmaatjes 2017, zal het bedrijf een financiële bijdrage moeten leveren. Dat is een harde voorwaarde voor deelname. Het gaat om € 100 per deelnemende buddy.

Uit de min of meer soortgelijke fietsactie in 2014 bleek dat 1 buddy samen deelneemt met gemiddeld 1,7 deelnemers. Om u een indicatie te geven:

Nemen binnen uw bedrijf 5 medewerkers als deelnemer (huidige automobilisten) mee, dan doen waarschijnlijk 3 buddy’s mee, en is uw eigen bijdrage € 300 voor deze fietsactie. In totaal doen er dan 8 van uw medewerkers aan deze fietsactie mee.

Doen 20 medewerkers als deelnemer mee, dan zijn er naar verwachting 13 buddy’s, en is uw eigen bijdrage € 1.300.

NB. Deze bedragen zijn indicatief om een idee te krijgen van de omvang van de financiële bijdrage. Aan dit voorbeeld kunnen geen rechten worden ontleend.

Eerst moet u zich als werkgever voor deze fietsactie aanmelden. Is dat gebeurd, dan ontvangt u een mail met een link naar een aanmeldpagina. Medewerkers die al gemiddeld 3x per week naar hun werk fietsen, kunnen zich gedurende 3 weken op deze pagina aanmelden als buddy. Vervolgens kunnen zij collega-automobilisten vinden om samen aan deze fietsactie mee te doen.

Ongeveer de helft van het geld voor de fietsactie betaalt het Rijk. Die eist dat we ons met name richten op de automobilist. Het moet minder druk op de Twentse wegen worden. We vinden echter dat de huidige fietser ook voor zijn/haar goede gedrag mag worden beloond. Vandaar dat we dit duo-concept hebben bedacht.

Het is de vraag of de buddy minder geld krijgt dan de deelnemer. Je hebt immers gedeeltelijk zelf in de hand hoe hoog je beloning wordt. Als buddy mag je maximaal 4 collega-automobilisten aanmelden, waarvoor je tot wel €400 aan beloning kan ontvangen. Dat is toch een leuk bedrag voor het verzamelen en aanmoedigen van collega-automobilisten om naar het werk te fietsen.

Voorbeeld:

Voor de buddy geldt dus: breng zoveel mogelijk (=maximaal 4) collega-automobilisten als deelnemer aan en zorg vervolgens ervoor dat ze zoveel mogelijk fietsen. Aanmoedigen werkt!

Wel als buddy, niet als deelnemer. Zij (=fietsers) kunnen op zoek gaan naar collega-automobilisten en vragen samen aan de fietsactie deel te nemen. Die collega bouwt een beloning op voor iedere keer dat hij/zij fietst. Per dag dat de collega fietst ontvang hij/zij € 1,-. Zij mogen met maximaal 4 collega-automobilisten meedoen. De beloning kan dus flink oplopen, tot wel 400,- euro als 4 collega’s 5 dagen per week naar het werk fietsen!

Nee. Een automobilist kan alleen samen met een fietsende collega aan de fietsactie deelnemen. Als automobilist niet zelf door een fietser wordt benaderd, kan hij/zelf op zoek gaan naar een fietser om zich samen aan te melden. De buddy moet eerst zichzelf aanmelden. Vervolgens kan de buddy een collega-automobilist als deelnemer aanmelden.

Veel parttimers kunnen gewoon meedoen. De voorwaarden om als deelnemer of buddy aan deze fietsactie deel te nemen zijn namelijk dat je:

• Gemiddeld 3 dagen per week naar het werk rijdt of fietst
• Minimaal 2 km van het werk woont (geldt alleen voor de deelnemer)
• Voor de fietsactie per week gemiddeld meer dan 3 keer van je woon-werkritten met de auto (als deelnemers) of met de fiets (als buddy) naar het werk rijdt.

Nee, de fietsactie is uitsluitend bedoeld voor medewerkers die in dienst zijn van een bedrijf dat zich aangemeld heeft voor de actie.

Op de webpagina kan de buddy de fietsprestaties van “zijn” collega’s volgen. Ook kunnen hier, voordat de actie daadwerkelijk van start gaat, deelnemers toevoegen.

Met de webpagina zie je per deelnemer (max. 4) een overzicht van:

• Het percentage dagen dat hij/zij al heeft gefietst t.o.v. het maximumaantal dagen;
• De dagen die de deelnemer in de lopende week heeft gefietst;
• In hoeverre hij/zij het Persoonlijk doel heeft behaald en de motivatie;
• De beloning die de deelnemer tot dan toe heeft opgebouwd;
• De beloning die de deelnemer in de totale actieperiode kon behalen;
• De beloning die de deelnemer nu nog kan behalen.

Vanaf je webpagina kan de buddy de collega(‘s) met een pushbericht aanmoedigen om (zo vaak mogelijk) te fietsen. Ook is de opgebouwde beloning te zien. Per dag kan de buddy per teamgenoot € 1,- verdienen. Dus zeker de moeite waard om volop aan te moedigen!

De Fietsmaatjes-app is een gratis app, waarmee de fietsritten voor het woon-werk verkeer van de deelnemers automatisch worden geregistreerd. Het gaat om de registratie van:

• Datum, begin- en eindtijd van elke geregistreerde rit
• Begin- en eindpunt van elke geregistreerde rit
• Route van elke geregistreerde rit
• Gemiddelde snelheid, zodat we kunnen zien dat je hebt gefietst
• Stand van zaken van de beloning

De Fietsmaatjes-app is een gratis app, waarmee de deelnemers automatisch de ritten van en naar hun werk registreren. Alleen geregistreerde ritten tellen mee voor de actie. Vlak voordat de deelnemer naar het werk fietst, zet hij de app aan (Start met fietsen). Op het werk aangekomen, kun de deelnemer de app weer uitzetten. Dat hoeft niet; door de app dan wél uit te zetten, verbruikt de telefoon minder stroom (batterij is minder snel leeg).

Je moet een smartphone hebben met Android 4.1 of een iPhone 3G met iOS 8.0 of hoger. Uitgerust met Wifi en GPS voor het bepalen van je data en een mobiele dataverbinding.

Ga naar Google Play Store of de Apple App Store om de app te downloaden. Hiervoor typ je ‘Fietsmaatjes’ in (van appbouwer AlienTrick). Downloaden is gratis. De fietsapp werkt helaas niet op een BlackBerry of Windows phone.

Wanneer u de aanmelding van de buddy heeft goedgekeurd, ontvang de deelnemer een mail met een link waarmee een account kan worden aangemaakt. Hiermee kan de deelnemer inloggen op de Fietsmaatjes app. Het e-mailadres is de gebruikersnaam. Het wachtwoord kan de deelnemer zelf instellen.

Als de deelnemer aan de voorwaarden heeft voldaan, komt hij/zij en de buddy ieder voor een financiële beloning in aanmerking. Na afloop van de actieperiode komen de deelnemers en de buddy’s vanaf het dashboard via de button “Beloning uitbetalen” op het uitkeringsscherm. Deze button komt dan automatisch in plaats van de button “Start met fietsen”. Hier zie je het eindbedrag dat ze uiteindelijk bij elkaar hebt gefietst.

Ze kunnen kiezen aan wie de beloning eind 2017 wordt betaald, namelijk:

• zichzelf;
• een of meer goede Twentse doelen
• een combinatie hiervan.
  Twente Mobiel heeft vijf goede doelen bepaald, waaraan alle deelnemers en buddy’s na afloop van de fietsactie hun beloning, al dan niet gedeeltelijk, kunnen doneren.

• Op timreist.nl/fietsmaatjes (informatie voor werknemers)
• In de nieuwsbrief van Twente Mobiel (aanmelden via www.twentemobiel.nl)
• Op social media van Twente Mobiel (Twitter) en Tim reist (Twitter en Facebook)

Staat uw vraag niet in de lijst met veelgestelde vragen? Stuur dan een mail met uw vraag naar info@twentemobiel.nl