Veel persoonlijke aandacht voor personeel maakt GBLT beste werkgever in Overijssel

GBLT is de beste (Thuis)werkgever van Overijssel in de categorie 50-200 werknemers. GBLT is een gemeenschappelijk belastingkantoor van 5 Waterschappen en 6 Gemeenten in het oostelijk deel van Nederland. In Zwolle hebben wij deze prijs geheel coronaproof overhandigd aan Nancy van Workum, medewerker Bezwaar en Klachtenafhandeling. Via Zoom spraken we met Valentine van Zadel (HR-adviseur), Beate Kirchner (HR-medewerker), Sandra de Lange (Inkoop) en  Ellen Vink (HR-adviseur) over deze prijs.

Wauw. Wij zijn super blij, verrast en heel trots. Met trots heb ik het blije nieuws direct doorgestuurd naar mijn dochters – Manja’

Wat heeft GBLT gedaan voor haar werknemers?

Ellen: ‘Wij zijn vanaf het begin van de eerste lockdown in maart 2020 begonnen met het sturen van een bloemetje naar alle collega’s om hen een hart onder de riem te steken. Daarna hebben wij enquêtes gehouden onder de medewerkers om te vragen hoe het gaat, waar ze behoefte aan hebben en wat wij als organisatie beter kunnen doen. We hebben hier diverse reacties op gehad waar we op hebben ingespeeld.’

Vanaf het eerste moment van de lockdown heeft de ICT-afdeling gezorgd dat de thuiswerkers optimaal worden ondersteund. Het gesprek bij het koffiezetapparaat vindt nu plaats in een chatbox op het intranet, de vergadering op kantoor wordt nu online gehouden. Voor werknemers werden thuisfaciliteiten snel ter beschikking gesteld. En als faciliteiten aangeschaft moesten worden, dan werd dit vergoed. Er is budget beschikbaar gesteld voor de aanschaf van kantoormeubilair. 

Verder is er veel persoonlijke aandacht voor werknemers. ‘Voor sommige collega’s is het thuiswerken best zwaar, zeker als je alleen woont. Maar wij hebben oog voor elkaar. Leidinggevenden nodigen bijvoorbeeld eenzame medewerkers thuis uit voor een kopje koffie op 1,5 meter afstand. De directie heeft laten weten dat ouders die kinderen thuis hebben, zich niet hoeven te druk moeten maken of ze hun uren wel halen’, vertelt Valentine.

Structureel thuiswerken door corona? Wij deden het al vóór corona

Ellen: ‘De omschakeling naar het thuiswerken was voor ons geen grote stap. Want voor corona werkten wij vanuit onze organisatie ook al  veel structureel  thuis. Maar om dit proces nog meer te verbeteren, hebben we meerdere medewerkersenquête gehouden om te kijken waar we dingen konden verbeteren. Zo hoorden we bij deze enquêtes dat sociale interactie zorgt voor gezelligheid en professionaliteit en dat dit ook via huis nagebootst kan worden.’

Sandra vult aan: ‘Voor corona konden we al thuiswerken, maar niet zo veel als we nu noodgedwongen doen. Het verschil tussen toen en nu, is dat wij als organisatie nu meer en gericht advies geven. Wat kun je doen om fit te blijven? Hoe zorg je er voor dat je werkplek arbo-proof is? Voor problemen konden medewerkers contact op met hun leidinggevende om een oplossing te zoeken. Daarnaast wordt wel verwacht dat je bereikbaar bent tijdens je werkdag. Of dat je in je agenda aangeeft dat je even onbereikbaar bent.’  

Videobel eens spontaan met een collega om contact te houden’ – Valentine

Valentine: ‘Sommige collega’s komen liever af en toe naar kantoor. Bijvoorbeeld omdat ze alleen thuis zit en zich eenzaam voelen. Dan mag je naar kantoor komen om hier te werken.’ 

Aandacht voor elkaar

Persoonlijke en echte aandacht voor de medewerker is belangrijk. Bij GBLT wordt de verbinding gezocht tussen werkgever en werknemer. Maar juist de verbinding tussen collega’s onderling wordt ook erg gestimuleerd.

Sandra: ‘We missen de gesprekken bij de koffietafel. De reuringruimte noemen wij het ook wel op kantoor. Hiervoor heeft ICT voor ons online een ruimte gecreëerd waarin collega’s een anekdote of nieuwtje kunnen delen. Dit noemen wij de ‘digitale koffieautomaat’. Hier delen wij persoonlijke verhalen, vakantieherinneringen, spelen we online spellen of dagen we elkaar uit voor een beweeg-challenge. 

‘Wij hebben ook met collega’s online boekenclubs en online kookclubs. Ondanks dat je elkaar niet veel ziet, is er wel veel contact. Zo wordt er veel gecommuniceerd binnen de organisatie’, vult Beate aan.

Valentine: ‘Wij hebben twee keer in de week een quiz. Eén collega kwam met dit idee. Eerst waren de onderwerpen werkgerelateerd. Maar al snel kwamen andere onderwerpen aan bod, zoals stripfiguren, vogels en kindsterren.’

Welke actie werd door jullie als medewerkers het meest gewaardeerd? 

We hebben het afgelopen jaar meerdere keren iets thuis bezorgd gekregen, van een bloemetje, chocolade tot fruit. Dit deed de organisatie om de moed en ook de vitaliteit er bij medewerkers in te houden. Hier hebben wij veel positieve reacties op gekregen. De betrokkenheid van onze directeur wordt ook zeer op prijs gesteld. De medewerkers voelen zich gehoord.

‘Ga vooral regelmatig bewegen of tussendoor een wandelingetje doen’ – Ellen

Hoe zorgen jullie dat medewerkers fit blijven tijdens het thuiswerken? 

Ellen: ‘Gezondheid krijgt veel aandacht bij ons. Medewerkers hebben bij GBLT de mogelijkheid om digitale trainingen te volgen voor hun mentale en fysieke gezondheid. En in onze tweewekelijkse nieuwsbrief verspreiden we tips over gezond thuiswerken. Zoals afwisseling in het werk achter het beeldscherm en in beweging gaan. Ga vooral regelmatig bewegen of tussendoor een wandelingetje doen. ’

Gaan jullie thuiswerken vasthouden na corona?

Ja, uit de enquêtes blijkt dat ongeveer 40% van onze collega’s minstens twee dagen per week wil blijven thuiswerken Voor corona was de mogelijkheid tot thuiswerken er al. Dit is nu alleen geïntensiveerd. Het afgelopen jaar hebben we een aantal keer een enquête gehouden onder de medewerkers. Daaruit bleek dat het merendeel vaker wil thuiswerken na corona dan dat ze voor corona deden’, aldus Ellen.

Geef complimenten en laat weten dat je trots bent op je medewerkers en heb vertrouwen in je collega’s’ – Sandra

Thuiswerk-tip voor andere werkgevers

Stel niet te veel spelregel op en vertrouw op de zelfstandigheid en het verantwoordelijkheidsgevoel van je medewerkers. We horen soms van andere werkgevers dat ze een heel uitgebreid protocol willen opstellen om alles te regelen. Doe dat niet.

Wees ook niet te rigide, maar biedt medewerkers de ruimte om zelf op een verantwoorde manier invulling te geven aan hun werk in de huidige situatie (en in de toekomst). Medewerkers kunnen dat heel goed zelf aan.

Sandra: ‘Geef complimenten en laat weten dat je trots bent op je medewerkers en heb vertrouwen in je collega’s.’

Menu